Ruang Lingkup Administrasi Dan Manajemen

A. Administrasi sebagai ilmu (science) dan seni (art)

        Administrasi sebagai pengetahuan baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad XIX), tetapi administrasi sebagai sebuah seni ataau administrasi dalam praktek, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

          Sebagai ilmu pengetahuan administrasi merupakan suatu fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai sebuah cabang dari ilmu-ilmu social, termasuk  perkembanganya di Indonesia. Sekalipun ilmu administrasi baru berkembang di Indonesia, dengan membawa prinsi;prinsipyang universal, akan tetapi dalam prakteknya harus disesuaikan dengan stuasi dan kondisi Indonesia dengan memperhatikan factor-faktor yang mempunyai pengaruh terhadap perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu disiplin ilmu yang berdiri sendiri.

          Perkembangan di bidang ilmu administrasi dalam rangka peningkatan kemampuan administrasi, bukan saja diperuntukkan dalam lingkungan pemerintahan saja tetapi juga diperuntukkan bagi organisasi swasta, erutama dalam rangka pelaksanaan pembangunan nasional.

           Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok appliasiences, karena kemanfaatanya hanya ada apabila prinsip rumus dan dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan Negara. Sedangkan administrasi dalam praktek atau sebagai suatu seni pada zaman moderen sekarang ini merupaka proses kegiatan yang perlu dikembangakan secara terus menerus, agar administrasi sebagai sarana untuk mencapai sebuah tujuanbenar-benar memegang peranan yang diharapkan.

Perlu dijelaskan bahwa administrasi sebagai ilmu pengetahuan tidak lepas kaitanya dengan ilmu-ilu social lainya. Dapu ilmu social lainya  adalah Ilmu administrasi, Ilmu Hukum, ilmu Ekonomi, sejarah, Ilmu Jiwa, Antropologi dan Ethnologi.

B. Arti Administrasi

          Sebelum membicarakan arti manajemen, akan dibicaran dulu mengenai arti administrasi, sebab arti administrasi dan manajemen memiliki arti yang saling kait mengai antara yang satu dengan yang lain. Jelasnya mempelajari ilu Manajemen berrti mempelajari ilmu administrasi, begitu pula sebaliknya mempelajari ilmu administarasi amkan juga akan mempelajari ilmu manajemen.

           Apakah arti dari ilmu administrasi itu?

Administrasi dapat dibedakan dalam dua pengertian yaitu:

1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata administratie (bahasa belanda),yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tehnis ketata usahaan, jadi tataa usaha adalah sebagaian kecil kegiatan dari pada administrasi yang akan dipelajari.

2.    Administrasi dalam arti luas dari kata administrasion (bahasa inggris).

        Dibawah ini akan dikemukakan beberapa pendapat, arti atau defenisi dari administrasi dalam ari yag luas, yaitu:

a.       Menurut Leonard d. Whine dalam bukunya:introduction to the studi public                     administration: Administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada semua kelompok, Negara atau swasta sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya.

b.      H. A. Simon dan kawan- kawan dalam bukunya: public administration memberika defenisi sebagai berikut: administrasi adalah suatu kegiatan dari kelompok-kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.

c.       William H. Newman dalam bukunya: Administrasi action mengemukakan administrasi sebagaibimbingan, kepemimpinan dan pengpengawasan dari kelompok-kelompok individu-individu terhadap pencapaian tujuan bersama.

3. Setelah mengetahui beberapa devenisi administrasi, maka cirri-ciri administrasi tersebut dapat digolongkan atas:

       a. Adanya kelompok manusia , yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih.

       b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

        c. Adanya kegiatan/proses/usaha.

        d. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

         e. Adanya tujuan.

C. Penggolongan Ilmu Administrasi.

         Administrasi dapat dibedakan dalam 2 golongan yaitu:

1. Administrasi Negara yaitu kegiatan, proses, usaha dibidan kenegaraan.

a.       Yang dimaksud dengan public administration menurut J.M Pfiffner, Robert v Presthus, administrasi adalah suatu prosesyang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan Negara.

b.      Dimock dalam bukunya: public administration, mendevenisikan sebagai berikut: administrasi Negara adalah kegiatan Negara dalam melaksanakan kekuasaan, kewenangan politiknya.

2. Administrasi Swasta/niaga, yaitu kegiatan, proses, usaha yang dilakukan dibidang swasta/niaga. Dalam bidang administrasi niaga dapat diartikan sebagai berikut: administrasi niaga ialah kegiatan dari organisasi niaga dalam usahanya mencari keuntungan.
3. Perbedaan Administrasi Negara ialah administrasi swasta/niaga. Dibawah ini dijelaskan ruang lingkup kegiatan administrasi Negara dan administrasi swasta/niaga.

ADMINISTRASI NEGARA

ADMINISTRASI SWASTA/NIAGA

1.          Administrasi Negara bertujuan memberikan pelayanan masyarakat sebaik-baiknya kepada masyarakat. 2.        Adminisrasi Negara dalam pencapaian tujuan dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perundanggan yang berlaku. 3.        Administrasi Negara dalam kegiatanya mengutamakan kebenaran sesuai prosedur yang ditentukan. 4.        Administrasi Negara cara kerjanya dianggap kurang begitu effesien 5.        Administrasi Negara bersifat monopolistic karena msifatnya mengutamakan kepentingan umum. 6.        Administrasi Negara kegiatanya ditujukan bagi kepentingan rakyat banyak, misalnya jembatan, jalanan, pengairan, kesehatan dan lain-lain.

1.        Administrasi swasta/niaga bertujuan memperoleh keuntungan yang sebesar- besarnya. 2.        Administrasi swasta/niaga dalam pencapaian tujuanya dilakukan dengan kebijaksanaan yang bersifatmenguntungkan(tidak terikat dengan ketentuan yang ditetapkan). 3.        Administrasi swasta/niaga tidak selalu terikat prosedur yang berlaku, tetapi mengutamakan hasil yang dicapai. 4.        Administrasi swasta/niaga cara kerjanya sangat effecien. 5.        Administrasi swasta/niaga sifatnya adalah persaingan bebas. 6.        Administrasi swasta/niaga dalam kegiatanya tidak mempertimbangkan bagi kepentingan kesejahtraan rakyat tetapi memperhitungkan kepentingan kelompok dan indifidu.

D. Perbedaan dan kesamaan arti administrasi dan manajemen

       Setelah kita mengetahui arti dari adminiostrasi, maka selanjutnya perlu diketahi arti dari manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui persamaan dan perbedaan adanya slialing keterkaitan antara kedua kata tersebut.

           Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti administrasi dan manajemen atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut.

1.                        Pendapat yang mempersamakan arti administrasi dan manajemen.

a.       Willia H Newman dalam bukunya: Administratin action, jelas-jelas tidak membedakan antara administrasi dan manajemen. Apa yang di maksud dengan adminsitrasi, termasuk pula dalam arto manajemen.

b.      M. E Dimock dalam bukunya pubik administration, mengemukakan 2 kata itu saling kait-mengait. Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan yang kebanyakan terdapat pada individu atau kelompok baik Negara atau swasta.

2.                        Pendapat yang membedakan arti administrasi dan manajemen.

a.       Dalton E. Mc Farland dalam bukunya Manajemen, membedakan arti administrasi dan manajemen sebagai berikut: Administrasi ditujukan terhadap penentuan kebijakan pokok dan kebijaksanaan, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.

b.      Ordway Tead juga tegas-tegas membedakan arti administrasi dan manajemen. Hal ini dikemukakan dalam bukunya manajemen prinsipes and practices, yang mengemukakan pendapatnya, Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan dan sebagainya. Sedang manajemen adalah proses dan badan yang secra langsung memberikan petunjuk bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasi tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Ordway Tead, administrasi sebagai sutu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan, disini sifatnya menentukan garis besar dari kebijakan dan pemberian pengarahan, sedangkan pada manajemen, prosesnya ialah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasi suatu tujuan, dengan mengatur tindakan-tindakan itu agar dapat tercapai.

3.                  Hubungan antara administrasi, Orgaisasi dan manajemen. Berdasarkan atas teori Odwey Tad dan Dalton, adapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas Organisasi dan Manajemen. Apabila mempelajari teori Dimock dan Koenig, inti daripada manajemen ialah kepemimpinan.

Dalam hubunganya dengan proses pengambilan keputusan  yang mempunya tanggung jawab dalam pengambilan keputusan ialah kepala atau pemimpin. Oleh karma itu dikatakan bahwa inti dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan.

Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu dipertimbangkan adalahhubungan anatar manusia, teritama hubungan antara pemimpin dengan dan bawahan, sebagai staf pimpinan. Dalam khal ini perlu dipertimbangakan sejauh mana bantuan dari pihak bawahan kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. Jelas bahwa hubungan antar manusia dalam proses pengambilan keputusan sangat penting. Oleh karnaitu dikatakan bahwa inti dari pengambilan keputusan itu ialah hubungan antar manusia.

Dalam bagan dibawah ini di gambarkan hubungan Administrasi, Organisasi, Manajemen, Kepemimpinan dan hubungan antar manusia.

E. Pengelompokan bidang administrasi dan Tehnik Fungsional.              

1. Dalam pelaksanaan tugas pekerjaan baik oleh pemerintah maupu swasta/niaga, dalam teorinya dapat dibagi atas:

a. Bidang administrasi

b. bidang tehnik fungsional.

2. Pada bidang administrasi dapat di kelompokkan

a. Admnistrasi umum.

b. Tehniktehnik pengelolaan/Tehnik manajemen

c. Administrasi bidang pembangunan.

3. Administrasi umum

a. menurut pengelolaan administrasi umum dapat dibagi atas:

    1. Administrasi Negara

     2. Administrasi swasta/niaga.

     Administrasi Negara dapat dibagi atas:

-          Administrasi sipil Negara

-          Administrasi militer Negara

-          Administrasi nisga Negara

b.      Menurut pengertian Administrasi umum itu terdiri atas: organisasi dan manajemen, beberapa pendapat mengatakan bahwa inti dari administrasi adalah manajemen.

c.       Menurut aspek yang berlaku berlaku terhadap semua tingkata manajemen, baik menurut manajemen tingkat atas , manajemen tingkat menengah dan manjemen tingkat bawah, meliputi:

1.      Kepemimpinan.

2.      Koordinasi.

3.      Hubungan antar manusia.

4.       Komunikasi.

5.      Hubungan masyarakat.

6.      Pengambilan keputusan

7.      Perencanaan.

8.      Pengorganisasian.

9.      Pengawasan.

4.      Tehnik pengelolaan. Pada tehnik pengelolaan atau tehnik manajemen diarahkan terhadap kemampuan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari yang menggunakan tehnik tertentu, tehnik penelolaan manajemen mencakup:

a.       Organisasi dan metoda.

b.      Sistem perencanaan, pembuatan program dan anggaran yang dikembangkan dari konsep PPBS (planning, programming, and budgeting system).

c.       Sistem manajemen informasi yang dikenalkan dengan MIS (manajemen informasion sistem).

d.      Oprasion research OR.

e.       Analisa sitem.

f.       Tehnik perencanaan

g.      Tehnik pengambilan keputusan.

h.      Statistic.

i.        System kearsipan.

j.        Administrasi keuangan.

k.      Admninistrasi kepegawaian.

l.        Administrasi material.

m.    Administrasi perkantoran.

n.      Ketata usahaan.

o.      Dan lain-lain.

PENDAPAT-PENDAPAT TENTANG ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.

A.    Pendapat-pendapat tentang manajemen.

Dibawah ini dikemukakan pendapat tentang manajemen.

1.      Manajemen sebagai suatu system.

Manajemen adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari berbagai bagian-bagian yang secara keseluruhan saling berkaitan yang diorganisasikan sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

2.      Manajemen sebagai suatu proses.

Manajemen adalah serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujuan dengan memanfaatkan semaksimal mungkin sumber yang ada.

3.    Manajemen sebagai suatu fungsi.

      Manajemen mempunyai kegiatan tertentu yang dapat dilakukan sendiri- sendiri tanpa menunggu selesainya kegiatan yang lain, sekalipun kegiatan yang satu dan yang lainya saling berkaitan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.

4.    Manajemen sebgai suatu ilmu pengetahuan.

        Manajemen adalah suatu ilmu yang bersifat inter disipliner dengan   menggunakan bantuan ilmu-ilmu social, filsafat dan matematika.

5.    Manajemen sebagai kumpulan orang.

        Manajemen dipakao dalam arti kolektif untuk menunjukkkan jabatan kepemimpinanndi adalam organisasi, misalnya kelompok pimpinanatas, kelompok pimpinan tengah, kelompok pimpinan bawah.

6.     Manajemen sebagai kegiatan yang  terpisah.

         Manajemen mempunyai kegiatan sendiri, jelas terpisah dari kegiatan tehnis lainya.

7.       Manajemen sebagai suatu profesi.

          Manajemen mempunyai bidang pekerjaan atau bidang keahlian yang tertentu sebagai halnya bidang-bidang, misalnya profesi bidang kedokteran, bidang hokum, bidang perpajakan dan sebagainya.